Mariage, séminaire, festival : chiffrer sans y perdre

Avant d’annoncer un prix, sachez qui paie, combien de temps chacun y passe et ce que le prix comprend. « Vous venez servir combien de personnes ? » n’est qu’un début. Cent invités ne font ni cent commandes ni cent repas vendus, et le budget annoncé par l’organisateur n’est pas encore votre chiffre d’affaires. Demandez aussi quand les invités arrivent, où vous vous branchez et qui remet le lieu en état. Avec ces réponses, vous chiffrez une prestation que vous pourrez tenir.

Poser les questions qui changent le service

Dans votre carnet. Écrivez une ligne par engagement : nombre de convives attendu, repas prévus, produits par repas, plage de service, menus, boissons, personne qui paie et conditions de changement. Quand une réponse manque, écrivez « inconnu ».

La demande décrit le service souhaité. Votre devis en précise le prix et les conditions ; une fois accepté, il engage les parties. La facture détaille ensuite la vente ou la prestation. Service Public — facture et différence avec le devis.

Compter le temps de chaque personne

Dans la tournée de Mon projet, préparez le service daté et ses contraintes. Notez aussi les trajets et les tâches qui immobilisent le véhicule ou une personne.

Exemple fictif, indépendant du catalogue. Une personne fait 2 h de préparation, 1 h de chargement et aller, 0,5 h d’installation, 3 h de service puis 1,5 h de nettoyage et retour : 8 h mobilisées. Si une deuxième personne n’est là que pendant les 3 h de service, le total est de 11 heures-personnes, et non 16. Le véhicule peut rester indisponible sur une autre durée. Vérifiez quelles tâches se font vraiment en même temps.

Testez la préparation et le coup de feu. Avant de promettre un nombre de repas, regardez le stock prêt, le débit observé et les personnes présentes. Si l’événement remplace votre service habituel, comparez les deux calendriers. Ce service manqué n’est pas d’office une charge comptable.

Écrire ce que votre prix comprend

Partez de vos recettes : matière utilisable, emballages, pertes saisies et frais de paiement. Une commission fixe par transaction ne se multiplie pas forcément par le nombre de produits : une pizza et une boisson peuvent être réglées ensemble.

Ajoutez les coûts propres à l’événement, puis ce que la prestation doit laisser pour les charges communes et votre objectif. Si une part de vos charges fixes est déjà dans le calcul, comptez-la une seule fois. Séparez les prix reçus, vos estimations et les dépenses encore à chiffrer. Une case vide ne veut pas dire gratuit.

Dans Objectifs, testez les volumes et les formules. Le résultat dépend de ce que vous saisissez : il ne prouve ni la demande, ni votre revenu net personnel.

Acompte et minimum garanti : éviter le double compte

Deux exemples pédagogiques fictifs, en euros dans une même base fiscale connue. Les calculs ne donnent aucun tarif conseillé.

Un forfait distinct, ajouté aux ventes, est une autre formule : ne l’appelez pas minimum compensé. Ce que les convives ont déjà réglé pour leurs achats ne se réclame pas une seconde fois à l’organisateur. Faites le rapprochement par payeur, en imputant son propre versement.

Nommez le versement prévu et écrivez les conditions d’annulation. Arrhes et acompte n’ont pas les mêmes conséquences. La fiche DGCCRF décrit notamment la relation avec un consommateur : elle ne suffit pas à fixer les clauses de toute prestation entre professionnels. DGCCRF — acompte, arrhes et avoir.

Un acompte noté HT pour comparer n’est pas la somme TTC que vous recevrez. Dans Finances, séparez le montant économique, la date du service et les encaissements datés. Ne créez pas une vente de plus à chaque versement.

Avant d’envoyer votre proposition

Événement : ______ · Version de la demande : ______ · Date : ______ · Réponse attendue le : ______.

Formule : ______ · Base fiscale : ______ · Inclus : ______ · Exclus ou inconnus : ______.

Payeur : ______ · Montant prévu : ______ · Versement déjà reçu : ______ · Échéance du solde : ______.

Prochaine action : si vous organisez, complétez le brief sur Organiser ; si vous venez servir, préparez ce service dans votre tournée. Rassemblez vos hypothèses dans le dossier de projet avant d’écrire votre proposition commerciale.

Revue du 14 sept. 2026. Trames et exemples Tablier : ils ne valent ni devis accepté, ni réservation, ni facture. Les sources publiques cadrent les notions citées ; vos conditions contractuelles restent à préciser.